Panduan Rapat Tim

Panduan ini berisi petunjuk dan rekomendasi untuk mengadakan rapat Fedora Diversity, Equity, & Inclusion (DEI) Team.

Kesepakatan sosial

Kesepakatan sosial adalah aturan dan etika sosial yang mengatur cara kita berinteraksi satu sama lain selama rapat. Hal ini memastikan rapat kita berjalan produktif dan memberikan kesempatan bagi semua orang untuk didengar:

  • Berfokus pada mendengarkan

  • Tetaplah fokus sebanyak mungkin, hindari menggunakan email/chat/dll

  • Biarkan semua orang memiliki kesempatan untuk berbicara, perhatikan berapa lama Anda berbicara

  • Perhatikan jadwal rapat dan bantu untuk mempercepat proses dialog

  • Gunakan fungsi angkat tangan

  • Tetap dalam mode bisu saat Anda tidak sedang berbicara

Format

Sejak 24 Oktober 2020, tim Fedora Diversity, Equity, & Inclusion (DEI) Team telah mengadopsi format ini untuk menyusun agenda rapat tim:

  1. Pengantar, sambutan, dan salam (5 menit)

  2. Pengumuman dan berita tim (5-10 menit)

  3. Tindak lanjut dari pertemuan sebelumnya, jika ada (5-10 menit)

  4. Pembahasan tiket (waktu tersisa)

  5. Sesi tanya jawab (5-10 menit terakhir)

Cara menambahkan tiket ke agenda rapat

Add a GitLab issue to the next meeting agenda by adding them to a milestone for the current quarter of the year. First, open a GitLab issue and look in the metadata sidebar to the right. Then, click Edit in the Milestone section in the sidebar. Several options should appear in the dropdown menu that appears, e.g. 2024 Q4 Team Goals. Choose the milestone that corresponds to the current quarter. Once selected, the GitLab issue will appear under the milestone. The Fedora Diversity, Equity, & Inclusion (DEI) Team uses GitLab milestones to triage discussions for our meetings.

Tangkapan layar cara memperbarui milestone dari issue GitLab

Skrip perintah Meetbot

Sejak akhir 2023, Fedora menggunakan Meetbot untuk menjalankan rapat berbasis teks dari ruang rapat Matrix kami, misalnya #meeting:fedoraproject.org. Meetbot mengenali beberapa perintah untuk memulai rapat yang dicatat dan akan menghasilkan ringkasan setelah rapat berakhir. Bagian ini mencakup contoh skrip untuk rapat berbasis Meetbot di Fedora Chat.

!startmeeting Fedora DEI Team - YYYY-MM-DD
!meetingname diversity


!topic Agenda

!info (1) Intros, welcomes, hellos
!info (2) Team announcements & news
!info (3) DEI Advisor updates to the team
!info (4) Follow-ups from last meeting
!info (5) Ticket-driven discussion
!info (6) Open floor


!topic Intros, welcomes, hellos

If this is your first time at a DEI Team meeting, please say hello!
If you have questions before we start the meeting, now is also a good time to ask.

!info Present: fas-id1, fas-id2, fas-id3


!topic Team announcements & news

!info === My announcement here ===
!link https://example.com/my-announcement/


!topic DEI Advisor updates to the team

!info === My announcement here ===
!link https://example.com/my-announcement/


!topic Follow-ups from last meeting

!info How This Works: We review past action items from the last meeting. For each action item, we note a quick update on its status and then move forward.

!info === [assignee] action item here ===
!link https://example.com/my-update/


!topic Ticket-driven discussion

!link https://gitlab.com/fedora/dei/home/-/milestones/XY


!topic Ticket #XY: "ticket title"

!link https://gitlab.com/fedora/dei/home/-/issues/XY
!info [ any updates to share for meeting discussion ]


!topic Open floor

!endmeeting

Perintah Meetbot

Ingin tahu kemampuan lain dari Meetbot? Berikut adalah perintah lengkap yang dapat Anda gunakan dengan Meetbot setelah rapat dimulai.

  • !meetingname <nama baru>: Ubah nama rapat.

  • !topic <nama topik>: Ubah topik agenda rapat.

  • !endmeeting: Akhiri rapat dan hasilkan ringkasan rapat.

Ada juga beberapa tag praktis yang dapat Anda gunakan untuk menandai pesan agar ditonjolkan dalam notulen, serta menambahkan reaksi emoji di sini:

  • 🚩 !action: Action item yang memerlukan tindak lanjut. Semua action item akan dicantumkan secara terpisah dalam ringkasan rapat yang dihasilkan setelah rapat berakhir.

  • ✏️ !info: Informasi atau detail yang merangkum diskusi atau konteks tentang topik.

  • πŸ‘ !agreed: Pernyataan yang telah disetujui tim sebagai keputusan akhir.

  • πŸ‘Ž !rejected: Pernyataan yang telah ditolak tim sebagai hasil atau keputusan.

  • πŸ’­ !idea: Ide atau pendekatan baru terhadap tantangan atau peluang.

  • πŸ›Ÿ !halp: Bantuan! Menarik perhatian untuk action item atau pekerjaan yang membutuhkan bantuan dari anggota tim lain.

  • πŸ”— !link: URL ke bahan bacaan tambahan atau hasil kerja yang terkait dengan topik.